Qué son los gastos en contabilidad y cómo se registran

Cuando empiezas a estudiar contabilidad, una de las primeras dudas que surge es: ¿qué son exactamente los gastos y cómo se registran?

La respuesta es más sencilla de lo que parece si lo explicamos con lógica y ejemplos del día a día.

👉 Antes de entrar en detalle, recuerda lo que decimos en tusclasesdeconta.com:

“Ya sabes… es imposible no entender contabilidad si te la explican bien.”

¿Qué son los gastos en contabilidad?

Un gasto en contabilidad es toda salida de valor que reduce el beneficio de la empresa. Es decir, representa el consumo de bienes y servicios necesarios para que la empresa funcione.

📌 Importante: no todo pago es un gasto. Si pagas una máquina que vas a usar durante años, eso no es un gasto, sino una inversión (inmovilizado). En cambio, si pagas la luz de este mes, eso sí es un gasto.

Ejemplo sencillo:

• La factura de la electricidad de enero → Gasto.
• La compra de una máquina industrial → No es gasto, es inmovilizado.

Cómo se contabilizan los gastos

En el Plan General de Contabilidad (PGC), los gastos se recogen en las cuentas del grupo 6.

Al registrarlos, se anotan en el Debe de la contabilidad.

Ejemplo básico:

Asiento de una factura de teléfono de 100 € + IVA (21 €):

(629) Otros servicios            100,00 euros  

(472) IVA soportado               21,00 euros  

          a (410) Acreedores por servicios         121,00 euros

🔑 Claves que debe recordar:

• Los gastos siempre van al Debe.
• La cuenta de contrapartida suele ser Proveedores (400) o Acreedores (410).
• El IVA soportado (472) se registra aparte y se coloca debajo de la cuenta de gasto.

💨Ejercicio y vídeo de gastos en contabilidad

La empresa ACME compra el 15/03/202x mercaderías a un proveedor por importe de 1.000,00 euros (El IVA de la operación es del 21%).

Ese mismo mes recibe una factura de consumo de electricidad por importe de 600.00 euros + IVA (21%)

Se pide:

Realizar los asientos correspondientes.

Solución en el vídeo

Tipos de gastos en contabilidad

Aunque todos los gastos reducen el beneficio, se dividen en varias categorías:

1. Gastos de explotación
   Los relacionados con la actividad principal de la empresa: alquiler, suministros, salarios, compras de materiales…
2. Gastos financieros
   Intereses de préstamos, comisiones bancarias…
3. Gastos extraordinarios
   Sucesos poco habituales: pérdidas por un incendio, multas, etc.
4. Gastos por impuestos
   Como el Impuesto de Sociedades.

Diferencia entre gasto y pago

Uno de los errores más comunes de los estudiantes es confundir gasto con pago.

• Gasto → Cuando se consume el recurso (ej. la electricidad de enero).
• Pago → Cuando entregas el dinero (ej. pagas la factura en febrero).

📌 Recuerda: los gastos se reconocen según el principio de devengo, no cuando se pagan.

¿Por qué es importante entender los gastos?

Porque los gastos determinan el resultado contable de la empresa.

Si entiendes cómo se registran:

• Podrás elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias con seguridad.
• Sabrás diferenciar entre gasto, pago e inversión.
• Tendrás más claro cómo calcular el beneficio o la pérdida.

Lecturas recomendadas

Para profundizar más:

• Lee el artículo Ingresos y gastos en contabilidad: definición y diferencias

• Consulta el artículo Qué son los ingresos en contabilidad y cómo se registran

• Revisa la explicación sobre El Debe y el Haber en contabilidad

Preguntas frecuentes sobre gastos en contabilidad

¿Qué son los gastos en contabilidad?

Son consumos de bienes y servicios que reducen el beneficio de la empresa, registrados en el Debe.

¿Qué diferencia hay entre gasto y pago?

El gasto se registra cuando ocurre (devengo). El pago cuando entregas el dinero.

¿Qué cuentas se utilizan para los gastos?

Las cuentas del grupo 6 del PGC (ej. 600 Compras, 629 Otros servicios, 640 Sueldos y salarios).

¿Los gastos siempre van al Debe?

Sí, en contabilidad los gastos se registran en el Debe.

Conclusión

Los gastos en contabilidad son más fáciles de entender si los piensas como todo lo que consume la empresa para funcionar. Siempre van al Debe y afectan directamente al resultado del ejercicio.

💡 Consejo: cada vez que registres un asiento, pregúntate: ¿esto reduce el beneficio de la empresa? Si la respuesta es sí, lo más probable es que sea un gasto.

👉 Y ya sabes… es imposible no entender contabilidad si te la explican bien.