Asiento de nóminas: cómo contabilizar paso a paso los sueldos de los trabajadores

Si estás empezando con la contabilidad, probablemente el asiento de nóminas te parezca un laberinto de cuentas con números que van y vienen: 640, 476, 4751, 465…

Pero tranquilo: una vez entiendes qué representa cada cuenta, todo encaja.

Ya sabes… es imposible no entender contabilidad si te la explican bien.

Qué es el asiento de nóminas

El asiento de nóminas es el registro contable donde se reflejan todos los gastos y obligaciones que genera el pago de sueldos a los trabajadores.

En él se incluyen:

• El salario bruto del trabajador.
• Las cuotas de la Seguridad Social (tanto la parte de la empresa como la del empleado).
• Las retenciones de IRPF que la empresa practica en nombre de Hacienda al trabajador.
• Y, por supuesto, lo que finalmente se paga al trabajador.

👉 En resumen: la nómina no es solo un gasto, también implica deudas con Hacienda, la Seguridad Social y el propio trabajador.

Cuentas que intervienen al contabilizar la nómina

Para entenderlo, vamos a dividirlo en tres bloques:

1️⃣ Gastos de personal (DEBE)

• 640 Sueldos y salarios: el salario bruto total que la empresa paga por el trabajo del empleado.
• 642 Seguridad Social a cargo de la empresa: las cotizaciones que la empresa paga a la Seguridad Social por sus trabajadores.

2️⃣ Obligaciones de pago (HABER)

• 476 Organismos de la Seguridad Social acreedores: lo que la empresa debe pagar a la Seguridad Social, es decir, la cuota del trabajador + cuota de la empresa.
• 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas: el importe que la empresa debe ingresar a Hacienda por las retenciones de IRPF al sueldo del trabajador.
• 465 Remuneraciones pendientes de pago: lo que queda por pagar al trabajador (su nómina neta).

Estructura básica del asiento de nóminas

Imagina que la empresa “Café Contable, S.L.” tiene un empleado con esta nómina:

El asiento contable de la nómina sería:

✅ Comprobación: el total del DEBE (2.000) es igual al total del HABER (2.000).
El asiento cuadra perfectamente.

Asiento del pago de la nómina

Cuando la empresa paga al trabajador (normalmente a fin de mes o primeros del siguiente), se realiza un segundo asiento:

👉 Este asiento cancela la deuda con el trabajador y refleja la salida de dinero.

Cómo no liarte con las nóminas

Un truco fácil para recordar las partes del asiento:

DEBE = lo que cuesta la nómina (gastos).

HABER = a quién se debe ese dinero (empleado, Hacienda, Seguridad Social).

Y si todavía te lías, recuerda:

primero registras el gasto y las deudas, luego el pago.

Caso práctico: contabilizar una nómina paso a paso

👉 Aquí tienes un caso práctico para poner a prueba todo lo que has aprendido hasta ahora

Y en el vídeo “Cómo hacer un asiento de nóminas” (disponible en YouTube) te enseño paso a paso cómo resolverlo.

💬 En el vídeo verás la estructura, las cuentas y cómo comprobar que todo encaja.

Y recuerda participar en los vídeos “Pregunta de examen” en TikTok y Youtube, donde podrás poner a prueba lo que has aprendido.